1.Email正文要简明扼要，行文通顺 

Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。 

2.注意Email的论述语气 

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！

3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 

4.一次邮件交待完整信息 

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。 

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开；如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 

6.合理提示重要信息 

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。 

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。 

8.不要动不动使用表情之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻 

Business Email不是你的情书，所以表情之类的笑脸字符最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。