领导让你组织一个会议,会议快开始了,领导和主持人到了,但同事们有一半都没来。你怎么办?
参考要点:
1. 表明态度
1). 要快速反应,妥善解决
2. 处理方法
1). 及时通知同事
2). 与主持人对接
3). 做好会议前的准备
4). 及时跟进灵活应对
参考解析:
领导让我组织一个会议,会议快开始了,领导和主持人到了,但同事们有一半都没来,如果不及时处理的话,会严重影响到会议的开展,作为负责人,我要快速反应,妥善解决。
第一,及时通知同事。在发生上述情况以后,我会第一时间对接各部门的负责人,了解未到场的原因,告知负责人尽快通知同事们到场,避免产生缺席的情况。目前会议已经准备开始了,领导和主持人也到了,如果没有特殊情况,到达会场后尽快按座位落座。
第二,与主持人对接。由于目前可能会出现同事无法及时到场的情况,会议无法正常开始,我会让主持人先协调一下,比如先调节一下现场的气氛,不要让现场太过于冷场,或者安排一些前置的活动,为同事的到来争取时间。
第三,做好会议前的准备。在会议就快要开始了,除了人员要确保到位以后,我们还要对会议需要使用的设备,比如ppt、音响设备、网络链接等都要调试到位,不要在会议过程中发生突发情况,导致会议不能顺利进行。
第四,及时跟进灵活应对。在安排好现场以后,我也会已到位的领导安排好相应的落座,发放会议的材料,以备领导先行参阅,还有听取领导的意见,及时安排妥当。
第五,按照流程举行会议。如果同事还未能及时赶到,我也会说明情况,保证将会议内容传达到位,不耽误正常的会议开展。
相信通过以上的方式,我们能够让会议能够顺利进行。在未来的工作当中,为了避免遇到类似的情况,我们既要做好会场前的通知工作,也要不断提高自身的应急应变能力,能够及时应对突发情况,将领导交代的任务完成好。
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